De documenten die je moet verzamelen voor je vertrek om een werk- en verblijfsvergunning aan te vragen verschillen nogal per land en zijn afhankelijk van de duur van je contract. Als je uitgezonden wordt voor een organisatie zal deze laten weten welke documenten je allemaal moet verzamelen. Ga je op een lokaal contract weg, informeer dan bij de ambassade van het land waar je heen gaat, welke documenten je waar heen moet sturen. Vaak heb je een aantal sets nodig, waaronder een aantal sets originelen of gewaarmerkte kopieën.

Om je alvast een idee te geven welke documenten er zoal vereist zijn hier een lijstje.

  1. Fotokopie doctoraal- en artsdiploma
    met Engelse vertaling, verkrijgbaar bij faculteitsbureau.
    Indien faculteitsbureau diploma niet wil vertalen, beëdigd vertaler inschakelen.
  2. Letter of Evidence betreffende de co-schappen,
    verkrijgbaar bij faculteitsbureau.
  3. Fotokopie Diploma Tropenopleiding NVTG,
    wordt uitgereikt op laatste dag van de NTC
  4. Engelstalige verklaring van Registratie als Arts en Goed Gedrag als Arts,
    verkrijgbaar bij het BIG-register, tel 070-3407911. Worden per ommegaande opgestuurd na telefoontje en zijn gratis, dus voldoende originelen opvragen. Maar 3 maanden geldig.
  5. Evaluation form for Houseman (stages chirurgie, verloskunde/gynaecologie en evt. kindergeneeskunde) = engelstalige evaluatie van je assistentschappen in te vullen door je opleider. Standaardformulieren verkrijgbaar bij je uitzendende organisatie.
  6. Internationaal uittreksel uit het geboorteregister van elk gezinslid. Verkrijgbaar bij je geboortegemeente. Meeste gemeenten sturen het uittreksel binnen enkele werkdagen voor je op. Origineel over het algemeen goedkoper dan waarmerken door notaris, dus ook hier geldt voldoende originelen aanschaffen.
  7. Internationale verklaring van goed gedrag, ook van partner.
    Via de gemeente waar je woont aan te vragen bij ministerie van justitie. Formulieren hiervoor moeten eerst door de ambassade/consulaat of werkgever worden ingevuld Duurt vrij lang (ongeveer 4 weken) dus op tijd aanvragen. Formulier is te downloaden bij ministerie van justitie.
  8. Indien gehuwd: internationaal uittreksel uit het huwelijksregister, verkrijgbaar bij de gemeente.
  9. Paspoort met Visum
    Kopie van de eerste 2 pagina’s van de paspoorten van elk gezinslid. Zorg voor een geldig paspoort voor de duur van je verblijf. Vergeet niet een toeristenvisum aan te vragen als je voor vertrek nog niet in bezit bent van je residence-permit. Meestal moet je die zelf gaan ophalen in de hoofdstad bij de immigration-office.
    Check de geldigheidsduur van je paspoort. Zeker met het tussentijds verlengen van werkvergunningen kan men eisen dat je paspoort voor de hele uitzendperiode nog geldig moet zijn (anders starten ze mogelijk de papiermolen opnieuw)
    Pasfoto’s, ook van de partner
  10. Voor Malawi, Zimbabwe en Zambia is een taaltest verplicht, kan afgenomen worden in het KIT-taalcentrum (Zimbabwe en Malawi) tel 020 5688478
  11. CV in het Engels
  12. Voor Ghana is een kennistoets waarin je medische kennis getest wordt verplicht, zonder slagen voor de toets geen registratie!
  13. Aanvraagformulieren voor residence- en workpermit.
    Invullen met blauwe pen anders denkt men dat het kopieën zijn. Dit geldt ook voor andere met de hand ingevulde formulieren (evaluatieformulieren).

Legalisatie documenten

Voor diploma’s van de universiteit (dus niet van de tropenopleiding) geldt dat ze voor internationaal gebruik gelegaliseerd moeten worden door de Informatiseringsbank (IBG) in Groningen (dus legalisatie door universiteit of notaris niet voldoende). Origineel wordt gewaarmerkt (kosten Eur 6,-per document inclusief 3 gelegaliseerde kopieen) IBG Groningen, produktgroep pgd, afdeling diplomawaardering, tel: 050 5998036

Na legalisatie-stempel door de IB-groep moet je nog ofwel een zogenaamd Apostillestempel halen bij de arrondissementsrechtbank, ofwel een legalisatie laten doen bij het ministerie van buitenlandse zaken. Dit hangt af van het land waar je naar toe gaat. Een lijstje van deze landen is te vinden op de site van de IB-groep. Je kan voor zo’n Apostillestempel zelf bijn een arrondissementsrechtbank langs, of je kan het laten regelen door de IB-groep.

Valt het land waar je naar toe gaat niet onder het apostilleverdrag, dan moet je je diploma’s ook nog door buitenlandse zaken laten legaliseren. Dit geldt overigens ook altijd voor je verklaring van het BIG-register. Je kan langs gaan, of je kan de documenten opsturen. Kosten in 2003: Eur 10,- per document.

Artsdiploma, doctoraal diploma en en verklaring van registratie als arts en goed gedrag als arts moeten gelegaliseerd worden door Buitenlandse zaken. Die doen dat pas na legalisatie door de IBG. Kosten 10 Euro (2004) per document. Te legaliseren documenten aangetekend opsturen met insluiting van geld/acceptgiro/cheque of langsgaan.

Ministerie van Buitenlandse Zaken, afd. legalisatie DPC/CJ, Postbus 20061, 2500 EB Den Haag, tel 070-3484787 (tussen 9 uur en 12.30 uur). Bezoekadres: Bezuidenhoutseweg 67, Den Haag.

Voor IBG en BZ geldt: even bellen voor de juiste procedure voordat je langsgaat of documenten opstuurt!

Uitschrijving

Uitschrijving uit de woonplaats in Nederland kan maximaal 5 dagen voor vertrek. De gemeente geeft het vertrek automatisch door aan o.a. de belastingdienst, uitkeringsinstanties, donorcodicil registratie en (voor artsen) BIG-registratie. I.v.m. eventuele uitkering kun je je het beste zo laat mogelijk uitschrijven.