De documenten die je moet verzamelen voor je vertrek om een werk- en verblijfsvergunning aan te vragen verschillen nogal per land en zijn afhankelijk van de duur van je contract. Als je wordt uitgezonden voor een organisatie zal deze laten weten welke documenten je allemaal moet verzamelen. Ga je op een lokaal contract weg, informeer dan bij de ambassade van het land waar je heen gaat, welke documenten je waar heen moet sturen. Vaak heb je een aantal sets nodig, waaronder een aantal sets originelen of gewaarmerkte kopieën.

Om je alvast een idee te geven welke documenten er zoal vereist zijn hier een lijstje.

  1. Gewaarmerkte kopie Bachelor- en Masterdiploma
    met Engelse vertaling, verkrijgbaar bij faculteitsbureau.
    Indien faculteitsbureau diploma niet wil vertalen, beëdigd vertaler inschakelen (NB dit kost geld).
  2. Transcript van Masterdiploma
    dit is de cijferlijst/bijlage van jouw Masterdiploma, soms wordt hierom gevraagd.
  3. Gewaarmerkte kopie Middelbare school diploma
    Indien hierom wordt gevraagd dan is een vertaling door een beëdigde vertaler noodzakelijk (NB dit kost geld).
  4. Fotokopie Diploma Tropenopleiding NVTG,
    wordt uitgereikt op laatste dag van de NTC
  5. Certificate of Current Professional Status (CCPS)
    een verklaring over jouw bevoegdheid en BIG registratie. Deze Engelse verklaring is gratis aan te vragen.
  6. Verklaring omtrent gedrag, soms ook van partner nodig.
    Via de gemeente waar je woont (of online) aan te vragen bij ministerie van justitie. De Verklaring Omtrent het Gedrag wordt uitsluitend in het Nederlands afgegeven, met een Engelse toevoeging. Deze Engelse toevoeging is ook geen vertaling van de verklaring in het Engels. Als je de verklaring vertaald wilt hebben, dan kun je hiervoor het beste contact opnemen met een gecertificeerd vertaalbureau met beëdigde vertalers. Het vertaalbureau verstrekt dan een beëdigde vertaling. Bij een beëdigde vertaling wordt het basisdocument, in dit geval de VOG, gehecht aan de vertaling en voorzien van de ambtstempel en handtekening van de beëdigd vertaler.
  7. Internationaal uittreksel uit het huwelijksregister indien gehuwd, verkrijgbaar bij de gemeente.
  8. Internationaal uittreksel uit het geboorteregister van elk gezinslid.
    Verkrijgbaar bij je geboortegemeente. Meeste gemeenten sturen het uittreksel binnen enkele werkdagen voor je op. Origineel over het algemeen goedkoper dan waarmerken door notaris, dus ook hier geldt voldoende originelen aanschaffen.
  9. Paspoort met Visum
    Kopie van de eerste 2 pagina’s van de paspoorten van elk gezinslid. Zorg voor een geldig paspoort voor de duur van je verblijf. Vergeet niet een toeristenvisum aan te vragen als je voor vertrek nog niet in bezit bent van je residence-permit. Meestal moet je die zelf gaan ophalen in de hoofdstad bij de immigration-office.
    Check de geldigheidsduur van je paspoort. Zeker met het tussentijds verlengen van werkvergunningen kan men eisen dat je paspoort voor de hele uitzendperiode nog geldig moet zijn (anders starten ze mogelijk de papiermolen opnieuw)
  10. Taaltest is soms verplicht, bijvoorbeeld in Malawi, Zimbabwe en Zambia, deze kan afgenomen worden in het KIT-taalcentrum (Zimbabwe en Malawi) tel 020 5688478
  11. CV in het Engels
  12. Kennistoets: voor bijvoorbeeld Ghana is een kennistoets waarin je medische kennis getest wordt verplicht, zonder slagen voor de toets geen registratie!
  13. Aanvraagformulieren voor residence- en workpermit.
    Invullen met blauwe pen anders denkt men dat het kopieën zijn. Dit geldt ook voor andere met de hand ingevulde formulieren (evaluatieformulieren).

Overheidszaken

De Rijksoverheid heeft ook een checklist gemaakt voor inwoners die gaan emigreren. Denk in ieder geval aan belastingen, diploma’s, beroepserkenning, pensioen en uitkering. Ook kunnen instanties in het buitenland om bepaalde documenten vragen. Deze documenten moet je voor vertrek rechtsgeldig laten maken (zie de Rijksoverheid checklist en hieronder).

Legalisatie documenten

Legalisatie van officiele documenten kost tijd en geld, terwijl het niet altijd noodzakelijk is of naar wordt gevraagd. Het beste is om eerst te verifiëren bij jouw voorganger of het nodig is. Heb je geen voorganger: doe een oproep op TROIE facebook!

De Rijksoverheid heeft een goed overzicht van het legaliseren van Nederlandse diploma’s opgesteld. Loop dit overzicht na om te kijken wat op jou van toepassing is. Hieronder volgt een samenvatting.

Diploma’s van de universiteit moeten voor internationaal gebruik worden gelegaliseerd door DUO in Groningen (dus legalisatie door universiteit of notaris niet voldoende). Het origineel wordt gewaarmerkt (kosten 6,- Euro per document).

Na legalisatie-sticker door DUO moet je nog ofwel een zogenaamd Apostillestempel halen bij de arrondissementsrechtbank, ofwel een legalisatie laten doen bij het Consulair Dienstencentrum (CDC). Dit hangt af van het land waar je naar toe gaat. Een lijstje van deze landen vind je hier.

Valt het land waar je naar toe gaat niet onder het apostilleverdrag, dan moet je je diploma legaliseren bij het CDC in Den Haag. Je kan langs gaan, of je kan de documenten opsturen. Kosten zijn 10,- Euro per document.

Uitschrijving

Vertrek je voor een periode langer dan 8 maanden naar het buitenland, dan moet je dit melden (door uitschrijving) bij jouw gemeente. Uitschrijving uit de gemeente in Nederland kan maximaal 5 dagen voor vertrek. De gemeente geeft het vertrek automatisch door aan o.a. de belastingdienst, uitkeringsinstanties, donorcodicil registratie en (voor artsen) BIG-registratie. I.v.m. eventuele uitkering kun je je het beste zo laat mogelijk uitschrijven.

CHECKLIST VOOR VERTREK

1. Controleer de geldigheidsduur van jouw paspoort
2. Pasfoto’s
3. Verifieer bij voorganger: legalisatie van documenten nodig?
(geen voorganger: doe een oproep op TROIE facebook)
4. Is er een beëdigde vertaling van een belangrijk document nodig?
5. DigiD: controleer dat je kan inloggen
6. Heb je een MijnOverheid account: zo nee, activeren!
7. Is uitschrijving uit de Nederlandse gemeente noodzakelijk?
8. Registreer als kiezer
9. Geef aan de Nederlandse ambassade door wanneer en waar je verblijft